Die Themen Prozesse, Automatisierung und Künstliche Intelligenz sind aktuell in vielen Unternehmen präsent. In der öffentlichen Wahrnehmung steht dabei häufig KI im Mittelpunkt. Eine Analyse von 23 Problemstellungen, erhoben in 18 Unternehmensbesuchen, zeigt jedoch ein anderes Bild: Der größte Handlungsbedarf liegt derzeit weniger in komplexen KI-Anwendungen, sondern in der strukturierten Gestaltung und Automatisierung bestehender Prozesse.

9 der 23 untersuchten Problemstellungen betreffen die Automatisierung, insbesondere den administrativen Bereich. Weitere 4 entfallen auf Prozessoptimierung. Gleichzeitig bleibt bei einem Drittel der Fälle unklar, wo genau die Herausforderungen liegen; ein deutlicher Hinweis auf den hohen Orientierungsbedarf vieler Unternehmen.

Typische Anwendungsfälle sind wiederkehrende Routinen wie die Strukturierung von Informationen, die Bearbeitung standardisierter Anfragen oder interne Dokumentationsprozesse. Gerade hier lassen sich mit vergleichsweise einfachen Maßnahmen schnell spürbare Effizienzgewinne erzielen.

Auch KI spielt bereits eine Rolle, bisher jedoch noch sehr selektiv. Bei lediglich etwa einem Fünftel der untersuchten Automatisierungs- oder Optimierungs-Vorhaben wird ein KI-Einsatz von Beginn an erwogen. In diesem Zusammenhang besteht häufig Unsicherheit, ob ihr Einsatz tatsächlich wirtschaftlich sinnvoll oder gar notwendig ist.

Vor diesem Hintergrund wird deutlich: Viele Herausforderungen sind weniger technischer Natur als vielmehr eine Frage der Strukturierung und Priorisierung. Besonders wirksam sind daher pragmatische „Quick Wins“ wie die Vereinfachung von Abläufen, die Teilautomatisierung standardisierter Prozesse oder die Verbesserung der Datenbasis. Sie schaffen die Grundlage für weiterführende Digitalisierungsschritte.

Die Problemstellung eines kleinen Kunststoffspritzgießers aus der Region kann exemplarisch für die Ausgangslage und Zielsetzung vieler Unternehmen herangezogen werden: Da das Unternehmen über keine Verwaltung im klassischen Sinne verfügt, fallen praktische alle administrativen Tätigkeiten in den Aufgabenbereich des Geschäftsführers. Die Bearbeitung von Kundenanfragen nimmt dabei besonders viel Zeit in Anspruch, ist aber gleichzeitig ein relativ simpler Vorgang. Mit einfachen Automatisierungswerkzeugen und vergleichsweise wenig Aufwand kann hier ein schneller, signifikanter Effizienzgewinn erzielt werden, indem Kundenanfragen automatisiert ausgelesen, ins ERP-System übertragen, nach manueller Freigabe bestätigt und schließlich als Auftrag an die Produktion weitergeleitet werden.

Ein anderes Beispiel zeigt, wie ein Werkzeughersteller aus dem Enzkreis das Wissen von Mitarbeitern sichert und damit langfristig nutzbar macht. Egal ob es um die technischen Kapazitäten einer Maschine, deren Einstellung und Rüstung oder auch um die konkrete Bearbeitung verschiedener Werkstücke und Materialien geht, das „Wissen“ eines Unternehmens ist häufig vor allem in den Köpfen seiner Mitarbeiter gespeichert. Mithilfe der Transkription von Sprache zu Text, einer intelligenten Ablagestruktur und Datenbank sowie speziell trainierten Sprachmodellen um Daten präzise Abfragen und Auslesen zu können, ist es möglich dieses Wissen zu konservieren und auch in Zukunft von diesem zu profitieren.

Die Ergebnisse zeigen: Der Einstieg in Automatisierung und KI beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einem klaren Verständnis der eigenen Prozesse und Ziele. Unternehmen, die hier systematisch vorgehen, legen den Grundstein für eine nachhaltige Transformation. TraFoNetz unterstützt kleine und mittlere Unternehmen im Nordschwarzwald bei genau diesen Fragestellungen, bietet inhaltliche Orientierung und unterstützt bei der Priorisierung von Themen und Projekten.

Für einen unverbindlichen Erstkontakt senden Sie eine E-Mail mit Stichwort „Automatisierung“ an max.borsch@nordschwarzwald.de oder melden Sie sich telefonisch unter der 07231 154 369 32.